Hiện nay chúng ta đang thuộc thế hệ 4.0, nơi mà trí tuệ nhân tạo và công nghệ lên ngôi, điều này phần nào giải thích các quy trình bán hàng truyền thống làm bằng nhân viên đều được thay thế dần bằng máy móc, phần mềm. Chủ doanh nghiệp nếu muốn quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả cần phải có nghệ thuật quản lý chuỗi thông minh, trong đó các nền tảng công nghệ số như phần mềm là phương án quản lý tối ưu được ứng dụng nhiều nhất ở thời điểm hiện tại.

Điều quan trọng là khi ứng dụng công nghệ vào quản lý chuỗi cửa hàng còn là phương án giúp chủ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, giảm thất thoát doanh thu, nắm bắt được các số liệu và giao dịch tại cửa hàng nhanh chóng – chính xác hơn, từ đó đưa ra được những bước điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp.

1. Phương pháp quản lý truyền thống – Ghi chép sổ sách

Dùng sổ sách để quản lý là phương án quản lý thường thấy tại các cửa hàng kinh doanh nhỏ với quy mô không lớn, đây là phương pháp quản lý chủ đạo bằng cách ghi chép và tính toán trên giấy.

Nhưng nếu dùng sổ sách để quản lý kinh doanh cửa hàng thường có những chú ý mà chúng ta cần lưu tâm nhằm giảm thiểu sai sót và thất thoát ngoài ý muốn.

* Ưu nhược điểm khi dùng sổ sách để quản lý kinh doanh

Sử dụng sổ sách để quản lý kinh doanh mặc dù là phương án không tốn nhiều chi phí, tương đối tiện lợi và linh hoạt, có thể thêm bớt nội dung theo yêu cầu cá nhân cũng như giúp người ghi chép nắm chắc kỹ hơn những số lượng sản phẩm được ghi trong sổ,… nhưng lại có những nhược điểm rõ rệt như khó tra cứu thông tin, hạn chế lưu chữ và bị ngắt quãng khi thay sổ, lượng thông tin lưu trữ bị hạn chế và tính bảo mật không cao.

Chưa kể khi dùng sổ sách ghi chép sẽ mất nhiều công sức và thời gian trong ghi nhớ số liệu, lập báo cáo cũng như khó theo dõi thông tin, không có sự đồng bộ và linh hoạt trong quản lý.

Nghệ thuật quản lý chuỗi
Hình ảnh minh họa

2. Dùng phần mềm Excel 

So với việc quản lý bằng sổ sách thì phần mềm Excel được xem là công cụ quản lý kinh doanh miễn phí được nhiều chủ cửa hàng nhỏ ưu ái, phần mềm cũng rất hữu dụng trong việc quản lý cửa hàng nhờ có những ô, cột công thức được thể hiện thông minh, đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý của chủ cửa hàng.

* Ưu nhược điểm khi quản lý chuỗi cửa hàng bằng Excel

Sử dụng Excel để quản lý chuỗi cửa hàng có ưu điểm nổi bật là dễ dàng tạo mới và thêm mới các file quản lý theo nhu cầu sử dụng của khách hàng, bởi Excel không phụ thuộc vào bất cứ nhà phát triển nào, cũng không cần bỏ ra chi phí sử dụng, có hệ thống công thức và cách khai báo dữ liệu đầy đủ, phục vụ được gần như toàn bộ nhu cầu quản lý cửa hàng hiện nay.

Tuy nhiên, công cụ này cũng có nhiều nhược điểm rõ ràng, đòi hỏi người dùng phải có kiến thức Excel tổng hợp mới có thể sử dụng và áp dụng sao cho phù hợp với cửa hàng của mình. Ngoài ra, trên Excel không có chức năng phân quyền rõ ràng, dẫn tới việc người chủ doanh nghiệp nếu không thể tự mình kiểm soát hết file thì phải phân quyền cho người khác và dễ bị sửa, xóa không đúng chỗ dẫn tới không thể khôi phục được dữ liệu.

Excel cũng có tính bảo mật rất kém, độ bảo mật thông tin không cao và không có tính liên kết với bên đối tác thứ 3 để xử lý các giao dịch tức thời, không in được các loại hóa đơn, dữ liệu dễ dàng bị mất nên đây cũng không phải công cụ hoàn hảo dùng để quản lý kinh doanh.

3. Quản lý chuỗi cửa hàng bằng phần mềm

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng Bado được xem là giải pháp quản lý chuỗi cửa hàng nhanh chóng và hiệu quả hiện nay. Đây cũng là giải pháp xuất hiện nhằm giải quyết mọi điểm bất cập của những hình thức quản lý cũ. Việc dùng công cụ hỗ trợ như phần mềm sẽ giúp chủ doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tối đa sai sót và thất thoát tại cửa hàng. Đặc biệt, phần mềm được thiết kế giao diện đơn giản, dễ sử dụng và thích hợp cho mọi đối tượng người dùng.

* Ưu – Nhược điểm khi quản lý cửa hàng bằng phần mềm 

Dùng phần mềm Bado để quản lý chuỗi cửa hàng có ưu điểm nổi bật nhất chính là khắc phục được mọi khuyết điểm của các cách quản lý trên, chưa kể loại hình quản lý này còn có thể hoàn thiện ngày càng tốt hơn, từ đó đáp ứng được tối đa các nhu cầu của khách hàng.

Các nền tảng trên hệ thống còn là công cụ đắc lực giúp chủ doanh nghiệp quản lý được mọi hoạt động của cửa hàng, nắm bắt được từng giao dịch cũng như từng hành động tại cửa hàng đều được ghi lại trên hệ thống, giúp việc quản lý chính xác hơn và giảm thất thoát.

phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng
Hình ảnh minh họa

Đây cũng là công cụ quản lý kho hiệu quả giúp người quản lý theo dõi được  tình hình hàng hóa hiện có trong cửa hàng theo số lượng, chất lượng, giá cả, vị trí và cảnh báo khi mức tồn kho tới giới hạn cho phép.

Ngoài ra, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng Bado còn tích hợp các tính năng quản lý nhân viên, hoa hồng, với hệ thống bảng biểu báo cáo minh bạch và khoa học. Mọi hoạt động tại cửa hàng đều được đồng bộ trên phần mềm, đặc biệt phù hợp với các chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh.

Điều quan trọng là khi dùng phần mềm để quản lý, bạn có thể phân quyền nhân viên theo từng công việc cụ thể khác nhau. Bạn cũng có thể liên kết với các trang thương mại điện tử, đối tác vận chuyển và  giao hàng, web bán hàng để quản lý tập trung trên 1 nền tảng duy nhất.

Đây chính là giải pháp quản lý hiệu quả và linh hoạt trên các thiết bị điện thoại, laptop, máy tính bảng, đảm bảo mọi hoạt động bán hàng được tùy chỉnh sao cho phù hợp với từng ngành hàng với những đặc trưng khác nhau giúp tối ưu hóa việc quản lý các giao dịch phát sinh.

Nhược điểm duy nhất của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng Bado chỉ là bạn cần phải có kết nối Internet, tuy nhiên vào thời buổi công nghệ thông tin lên ngôi như hiện nay thì nhược điểm này là không đáng kể. Đây thực sự là người bạn đồng hành đáng tin cậy mà bạn cần sở hữu cho riêng mình, vì vậy hãy đón chờ để được trải nghiệm giải pháp quản lý bán hàng cực thông minh này trong tương lai, giúp cửa hàng của bạn vận hành chuyên nghiệp hơn nhé!