Kinh doanh theo hình thức chuỗi cửa hàng đang nở rộ trong những năm gần đây và dần trở thành xu thế tất yếu của các doanh nghiệp bán lẻ nhằm gia tăng sự nhận biết thương hiệu và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Chủ doanh nghiệp nếu muốn quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả cần phải có giải pháp quản lý thông minh, trong đó các nền tảng công nghệ số như Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng S2Retail là phương án quản lý tối ưu được ứng dụng nhiều nhất ở thời điểm hiện tại.

Điều quan trọng là khi ứng dụng công nghệ vào quản lý chuỗi cửa hàng còn là phương án giúp chủ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, giảm thất thoát doanh thu, nắm bắt được các số liệu và giao dịch tại cửa hàng nhanh chóng – chính xác hơn, từ đó đưa ra được những bước điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp.

Dưới đây là 3 bí quyết quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả mà chúng ta có thể tham khảo.

quản lý chuỗi cửa hàng
Hình ảnh minh họa

1. Phương pháp quản lý chuỗi cửa hàng truyền thống – Quản lý bằng sổ sách.

Dùng sổ sách để quản lý là phương án quản lý thường thấy tại các cửa hàng kinh doanh nhỏ với quy mô không lớn, đây là phương pháp quản lý chủ đạo bằng cách ghi chép và tính toán trên giấy.

Nhưng nếu dùng sổ sách để quản lý kinh doanh cửa hàng thường có những chú ý mà chúng ta cần lưu tâm nhằm giảm thiểu sai sót và thất thoát ngoài ý muốn.

+ Ưu nhược điểm khi dùng sổ sách để quản lý kinh doanh

Sử dụng sổ sách để quản lý kinh doanh mặc dù là phương án không tốn nhiều chi phí, tương đối tiện lợi và linh hoạt, có thể thêm bớt nội dung theo yêu cầu cá nhân cũng như giúp người ghi chép nắm chắc kỹ hơn những số lượng sản phẩm được ghi trong sổ.

Tuy nhiên phương pháp này lại có những nhược điểm rõ rệt như khó tra cứu thông tin, hạn chế lưu trữ và bị ngắt quãng khi thay sổ, lượng thông tin lưu trữ bị hạn chế và tính bảo mật không cao. Chưa kể khi dùng sổ sách ghi chép sẽ mất nhiều công sức và thời gian trong ghi nhớ số liệu, lập báo cáo cũng như khó theo dõi thông tin, không có sự đồng bộ và linh hoạt trong quản lý.

+ Những điều cần chuẩn bị khi quản lý cửa hàng bằng sổ sách

Nếu dùng sổ sách để quản lý kinh doanh cửa hàng, bạn chỉ cần chuẩn bị giấy bút là được. Nhưng ngoài ra bạn cũng còn cần có kiến thức về sản phẩm mà mình kinh doanh, kiến thức tổng hợp về quản lý sản phẩm, quản lý tồn kho cũng như biết cách tổng hợp doanh thu và tính toán hiệu quả kinh doanh cũng như công nợ và các khoản thu chi khác.

+ Những cửa hàng nào thích hợp quản lý bằng sổ sách

Sử dụng sổ sách để quản lý kinh doanh thường chỉ thích hợp với những cửa hàng nhỏ lẻ, hộ kinh doanh gia đình hay quán nước, quán ăn siêu nhỏ. Những cửa hàng với quy mô nhỏ không cần quản lý tới từng giao dịch và tính tổng hợp không cao mới thích hợp ứng dụng phương pháp quản lý này.

Ngược lại, các cửa hàng kinh doanh lớn, khách hàng đông đảo hay sản phẩm phong phú thường không phù hợp với cách thức quản lý này.

2. Dùng phần mềm Excel miễn phí để quản lý chuỗi cửa hàng.

So với việc quản lý bằng sổ sách thì phần mềm Excel được xem là công cụ quản lý kinh doanh miễn phí được nhiều chủ cửa hàng nhỏ ưu ái, phần mềm cũng rất hữu dụng trong việc quản lý cửa hàng nhờ có những ô, cột công thức được thể hiện thông minh, đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý của chủ cửa hàng.

quản lý chuỗi cửa hàng đơn giản và hiệu quả
Hình ảnh minh họa

Đặc biệt, giao diện Excel cũng đơn giản và dễ nắm bắt, có thể quản lý trên nhiều thiết bị với hệ thống bảng biểu. Nhưng đây cũng là công cụ cần xem xét bởi không phải cửa hàng nào cũng có thể ứng dụng.

+ Ưu nhược điểm khi quản lý chuỗi cửa hàng bằng Excel

Sử dụng Excel để quản lý chuỗi cửa hàng có ưu điểm nổi bật là dễ dàng tạo mới và thêm mới các file quản lý theo nhu cầu sử dụng của khách hàng, bởi Excel không phụ thuộc vào bất cứ nhà phát triển nào, cũng không cần bỏ ra chi phí sử dụng, có hệ thống công thức và cách khai báo dữ liệu đầy đủ, phục vụ được gần như toàn bộ nhu cầu quản lý cửa hàng hiện nay.

Tuy nhiên, công cụ này cũng có nhiều nhược điểm rõ ràng, đòi hỏi người dùng phải có kiến thức Excel tổng hợp mới có thể sử dụng và áp dụng sao cho phù hợp với cửa hàng của mình.

Ngoài ra, trên Excel không có chức năng phân quyền rõ ràng, dẫn tới việc người chủ doanh nghiệp nếu không thể tự mình kiểm soát hết file thì phải phân quyền cho người khác và dễ bị sửa, xóa không đúng chỗ dẫn tới không thể khôi phục được dữ liệu.

Bởi Excel có tính bảo mật rất kém, độ bảo mật thông tin không cao và không có tính liên kết với bên đối tác thứ 3 để xử lý các giao dịch tức thời, không in được các loại hóa đơn, dữ liệu dễ dàng bị mất nên đây cũng không phải công cụ hoàn hảo dùng để quản lý kinh doanh.

+ Cần chuẩn bị gì khi quản lý chuỗi cửa hàng bằng Excel?

Khi dùng Excel để quản lý chuỗi cửa hàng, chủ doanh nghiệp cần dùng các file mẫu chuyên dùng cho các mục đích quản lý khác nhau của mình, như file quản lý khách hàng, file quản lý hàng hóa, kho hay file quản lý bán hàng….

Ngoài ra, người dùng cần phải có kiến thức sử dụng Excel từ cơ bản tới nâng cao để lập báo cáo và phân tích dữ liệu kinh doanh, biết cách sắp xếp và lưu trữ, phân loại các file theo hệ thống quản lý nhất định, từ bán hàng cho tới nhân viên, khách hàng, sản phẩm…

+ Những cửa hàng nào thích hợp quản lý bằng Excel

Mặc dù Excel là công cụ quản lý kinh doanh đáp ứng được nhiều nhu cầu của người dùng, nhưng đây lại là công cụ có tính linh hoạt không cao, khả năng áp dụng hạn chế.

Vì vậy các cửa hàng dùng được công cụ này thường là có quy mô nhỏ, lượng khách không nhiều, các quán ăn truyền thống không cần in hóa đơn hay các xưởng sản xuất có quy mô vừa và nhỏ không phát sinh quá nhiều giao dịch mỗi ngày.

Excel không thích hợp với những cửa hàng có quy mô lớn với nhiều chi nhánh, sẽ gây kho khăn trong việc thu thập dữ liệu và tính bảo mật không được đảm bảo.

3. Quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả bằng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng S2Retail.

Quản lý bán hàng theo chuỗi
  • Quản lý việc bán hàng: hỗ trợ tạo nhanh phiếu xuất hàng theo đơn đặt hàng ghi nhận các thông tin thanh toán của khách hàng. Hệ thống tự động hạch toán đưa vào doanh thu và công nợ của khách hàng.
  • Quản lý đơn đặt hàng: hệ thống quản lý quá trình xuất hàng của từng đơn hàng và theo dõi tình trạng các đơn hàng.
  • Quản lý thu tiền: ghi nhận các khoản thu từ khách hàng như thu công nợ, thu tiền…hệ thống tự động hạch toán các khoản thu theo một hoặc nhiều chứng từ.
  • Quản lý đổi trả hàng: hỗ trợ việc đổi trả hàng ngay trên một phiếu mua hàng.
  • Quản lý phiếu chuyển kho, phiếu xuất kho và thống kê hàng tồn
Quản lý mua hàng
  • Phần mềm quản lý các phiếu đặt hàng: Thông tin về hàng hóa và nhà cung cấp, tiền thuế VAT, …
  • Chức năng quản lý phiếu chi tiền: Phiếu chi tiền sẽ lưu trữ tất cả các thông tin đã chi như nhà cung cấp, lý do chi, tổng cộng, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, …
  • Chức năng quản lý phiếu xuất trả hàng khi hàng có lỗi
phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng
Hình ảnh minh họa
Quản lý khách hàng
  • Quản lý thông tin khách hàng : tên khách hàng, các thông tin liên lạc liên quan (sđt, email, địa chỉ…), lưu lại toàn bộ lịch sử giao dịch
  • Quản lý hồ sơ giao dịch của khách hàng hay phân loại khách hàng theo các tiêu chí khác nhau.
Quản lý kho hàng
  • Quản lý kho hàng giúp các nhà quản lý tối ưu lại bài toán tồn kho.
  • Có thể tùy chỉnh chọn các kho, luân chuyển hàng hóa từ kho này sang kho kia.
  • Tính năng thêm mới các phiếu xuất kho và nhập kho.
  • Phần mềm hỗ trợ việc kiểm kê kho hàng thường xuyên hoặc định kỳ, kiểm tra hàng tồn kho, cảnh báo những mặt hàng nào tồn quá nhiều hay hết date.
Quản lý các nhân viên
  • Thông tin các thành viên trong chuỗi cửa hàng, thông tin liên hệ và các thông tin liên quan
  • Đánh giá khả năng làm việc của từng cửa hàng, nhân viên công ty

Nhìn chung phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng S2Retail là giải pháp phần mềm phù hợp, toàn diện nhất để đáp ứng nhu cầu quản lý của một hoặc một chuỗi cửa hàng với nhiều tính năng hữu ích mà giá cả rất cạnh tranh, hợp với túi tiền của khách hàng.

Bên cạnh đó, phần mềm có khả năng tùy biến cao nên số lượng tính năng phát triển không giới hạn, đáp ứng gần như đầy đủ mọi nhu cầu của khách hàng.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng S2Retail có giao diện đơn giản, rất dễ sử dụng, thêm vào đó, bộ phận kỹ thuật của chúng tôi luôn sẵn sàng để hỗ trợ người dùng 24/7.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ TẠI S2Retail.vn để trải nghiệm.