Từ trước đến nay, để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ thì người kinh doanh sơn phải có cách quản lý chặt chẽ nhằm giảm thất thoát doanh thu. Đặc biệt hơn, khi thời đại công nghệ số phát triển, họ bắt đầu sử dụng những công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn nhằm nâng cao hiệu quả vận hành cửa hàng. Dưới đây là 3 cách quản lý cửa hàng sơn và một số ưu nhược điểm mà bạn cần biết. 

1. Ghi chép sổ sách 

Quản lý bằng phương pháp ghi chép sổ sách là cách thức truyền thống, được hầu hết mọi người áp dụng. “Hành trang” cần cho bạn rất đơn giản chỉ cần giấy và bút là bạn có thể bắt đầu cho việc ghi chép của mình. Tuy nhiên, để quản lý bằng sổ sách một cách hiệu quả thì có nhiều điểm mà bạn cần quan tâm để trong quá trình quản lý giảm thiểu sai sót và thất thoát.

1.1 Ưu điểm 

– Tiện lợi và linh hoạt khi sử dụng, có thể thêm bớt nội dung, thông tin theo nhu cầu cá nhân

– Không tốn nhiều chi phí quản lý, bạn chỉ cần một quyển sổ một chiếc bút, thước là có thể bắt tay ngay vào việc quản lý cửa hàng sơn của mình

– Người thực hiện việc ghi chép có thể nắm chắc số liệu được ghi trong sổ 

3 cách quản lý cửa hàng sơn một cách chi tiết
3 cách quản lý cửa hàng sơn một cách chi tiết

1.2 Nhược điểm 

– Gặp khó khăn khi cần tra cứu, tìm lại những thông tin cũ 

– Việc lưu trữ bị hạn chế và ngắt quãng trong trường hợp thay sổ

– Dễ bị mất thông tin nếu làm mất hoặc thất lạc sổ sách 

– Mất nhiều công sức trong việc ghi chép và ghi nhớ số liệu

– Quản lý, lập báo cáo tốn nhiều thời gian, khó theo dõi các thông tin để đưa ra các đánh giá cho tình hình kinh doanh hiện tại

– Khó quản lý công nợ khách hàng, bởi đa phần khách hàng sử dụng sơn thường chỉ thanh toán một phần, phần còn lại chờ đến khi hoàn thiện công trình mới thanh toán nên nếu không quản lý tốt, bạn dễ bị khách hàng “ôm tiền” trong thời gian dài

Có thể thấy việc ghi chép bằng sổ sách khá hạn chế nên nó sẽ hữu dụng với những đối tượng như: hộ kinh doanh gia đình, những quán nước, quán ăn siêu nhỏ và chỉ cần ghi chép về tổng hợp không quản lý đến từng giao dịch,… Những thông tin mật không thể lưu trữ bằng các thiết bị điện tử. Vì vậy, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn Bado chính là giải pháp mà bạn cần sở hữu ngay lúc này. 

2. Sử dụng công cụ Excel 

Đây là công cụ vừa miễn phí, lại mang lại nhiều lợi ích cho khâu quản lý cửa hàng sơn. Với hệ thống ô, cột công thức được hiển thị thông minh, ứng dụng Excel hiện nay đã có thể đáp ứng được rất nhiều nhu cầu quản lý của các chủ cửa hàng. Ngay cả giao diện cũng dễ theo dõi, bạn chỉ cần làm quen một thời gian là có thể nắm bắt được hệ thống. 

2.1 Ưu điểm

– Được sử dụng miễn phí

– Dễ dàng tạo mới, thêm mới các file quản lý tùy theo nhu cầu sử dụng

– Hệ thống công thức, cách khai báo dữ liệu đầy đủ, phục vụ được gần như toàn bộ các nhu cầu quản lý cửa hàng hiện nay

– Tạo lập các bảng thống kê, báo cáo, phân tích từ các số liệu đã có mà không tốn thời gian

2.2 Nhược điểm 

– Cần đầu tư một số thiết bị như máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn để sử dụng 

– Cần có kiến thức mới có thể sử dụng và quản lý cửa hàng với Excel

– Chức năng phân quyền chưa được thể hiện rõ ràng

– Tính bảo mật kém, dễ bị mất dữ liệu 

– Không có tính liên kết với một bên đối tác thứ ba để xử lý các giao dịch tức thời như dịch vụ giao hàng, vận chuyển,… 

– Không in được các loại hóa đơn khổ 80mm hoặc 57mm thông dụng mà chỉ có thể in trên khổ B5 hoặc A2

Tuy Excel có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu sử dụng đối với một cửa hàng nhưng tính linh hoạt lại không cao vì vậy khả năng áp dụng cũng sẽ hạn chế. Excel sẽ thích hợp với các cửa hàng có quy mô nhỏ, lượng khách không nhiều hoặc các quán ăn uống truyền thống không cần in hóa đơn, chỉ cần tổng hợp lại số liệu cuối ngày.

3. Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn Bado miễn phí 

Các phần mềm đã xuất hiện để giải quyết các điểm bất cập của những hình thức quản lý cũ, giúp người dùng hay các chủ cửa hàng có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tối đa các sai sót, thất thoát tại cửa hàng.

Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn Bado
Hình ảnh minh họa

Đơn cử là phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn Bado có thể hỗ trợ những tiện ích cần thiết trong hoạt động kinh doanh của các cửa hàng. Các tiện ích hỗ trợ rất đa dạng đầy đủ như: quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhập hàng, quản lý nhân viên, quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp,…

3.1 Ưu điểm

– Miễn phí hoặc chỉ trả phí 1 lần duy nhất, không mất thêm phí dịch vụ tiếp theo

– Hỗ trợ nhiều chức năng và công việc trong dữ liệu hoạt động kinh doanh

– Số liệu chính xác, được cập nhật thường xuyên trên hệ thống của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn Bado

– Tính bảo mật cao do được lưu trữ bằng điện toán đám mây, tránh thất thoát hàng hoá, doanh thu đáng kể 

– Tích hợp, liên kết với các đơn vị vận chuyển tự động ngay khi có đơn hàng mới 

– Dễ dàng luân chuyển, kiểm soát hàng hóa trong kho hàng 

– Được hỗ trợ tạo website thương mại điện tử, giúp việc kinh doanh sơn được hiệu quả hơn

3.2 Nhược điểm

Phụ thuộc vào internet. Tuy nhiên, trong tương lai, bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn Bado ngay cả khi không có wifi. 

Ngoài ra, phần mềm cũng sở hữu một giao diện vô cùng thân thiện, đơn giản giúp bạn không mất quá nhiều thời gian để thao tác làm quen với hệ thống trong thời gian đầu sử dụng. Đây thực sự là giải pháp kinh doanh sơn hữu hiệu mà công ty PAP Technology dành riêng cho bạn. Hãy trải nghiệm phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn Bado ngay hôm nay và đón nhận những điều tuyệt vời mà công cụ thông minh này mang đến cho bạn. 

Trên đây là 3 cách để bạn dễ dàng kiểm soát và vận hành cửa hàng sơn của mình một cách tốt nhất. Mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng, hy vọng rằng bài viết trên sẽ mang đến cho bạn một sự lựa chọn đúng đắn, phù hợp với mô hình kinh doanh sơn mà bạn đang lựa chọn nhé!